Mit klaren Strukturen Qualität und Kostenvorteile schaffen

Sourcing ist die strategische Beschaffung von Leistungen in Unternehmen. Die Bandbreite reicht von der Bereitstellung klassischer IT-Infrastrukturen bis zur vollständigen Geschäftsprozesse. Die Ziele sind, die Flexibilität des Unternehmens zu steigern oder Kostenersparnisse zu erzielen, indem Potenziale aus dem Standardisieren und Digitalisieren von Prozessen geborgen werden. Wichtigste Voraussetzungen für ein erfolgreiches Sourcing sind ein klar strukturierter Prozess, ein hohes Maß an Erfahrung und eine umfassende Methodenkompetenz.

Am Anfang eines jeden Sourcings steht die Zielbilddefinition. Gleichermaßen essentiell ist die Prüfung der Sourcing-Readiness durch die Identifizierung interner Risiken für das Sourcing-Vorhaben. Um beispielsweise Cloud-Dienste in bestehende Abläufe zu integrieren, muss zunächst der Umfang und die Tiefe der gewünschten Cloud-Lösung definiert werden, um die weitreichenden Veränderungen für die beteiligten Fachbereiche und IT abzuschätzen, um letztlich die ausgewählte Cloud-Lösung in die Unternehmensprozesse integrieren zu können. Ein maßgebendes Kriterium für die Definition eines Sourcing-Zielbildes ist die Unterscheidung zwischen Kernkompetenzen (core competency) und nicht wettbewerbsrelevanten Standardabläufen (commodity).

Die Auslagerung der Standardabläufe an spezialisierte Dienstleister führt bei Unternehmen zu Kostenvorteilen und steigert aufgrund der technischen Kompetenz des Dienstleisters gleichzeitig die Service-Qualität. In Folge dessen können sich unsere Kunden auf ihre tatsächlichen Kernkompetenzen fokussieren und ihre Ressourcen auf die Optimierung der wettbewerbsrelevanten Tätigkeiten ausrichten. Die Beziehung zwischen Kunde und Dienstleister erhält so eine neue Qualität, weil der Dienstleister stark in die täglichen Abläufe des Kunden integriert ist. Der Sourcing-Dienstleister ist dadurch weniger ein Lieferant, sondern vielmehr ein strategischer Partner.

Wir sind an einem gesamtheitlichen und effizienten Sourcing Zielbild unserer Kunden interessiert . Es ist unser Selbstverständnis, dass wir mit jedem Schritt nachhaltig und zielorientiert agieren. Mit diesem Selbstverständnis beraten wir globale Konzernprogramme von DAX 30 Unternehmen in allen Projektphasen des Sourcing-Vorhabens und darüber hinaus.

Diese Methoden setzen wir im Bereich Sourcing für Sie ein:
– Programm Management
– Projektleitung
– Projectmanagement Office
– Business Analyse
– Provider Selection
– Contract Negotiation
– Offer Evaluation
– Vertragsmanagement
– Change Management

Wir helfen Ihnen gern beim Thema Sourcing weiter.
Senden Sie Ihre Fragen einfach via Mail an Herrn Robert Grimm.

sourcing@multiversum.consulting

Sourcing-Optionen kontinuierlich prüfen

Ein Sourcing-Zielbild, welches aufzeigt, ob Leistungen intern oder extern bereitgestellt werden, sollte jeder Unternehmensführung vorliegen. Eine kontinuierliche Überprüfung dieses Zielbildes ist notwendig, um dem Management eine ressourcenoptimale Steuerung und Verbesserung des Unternehmens zu ermöglichen. Dabei müssen die eigene Situation und Kernkompetenzen sowie der Markt, relevante Dienstleister und Wettbewerber berücksichtigt werden. Multiversum unterstützt Sie bei der Erstellung und Überprüfung des Zielbilds und deckt Möglichkeiten für Insourcing sowie selektives oder volles Outsourcing auf. Im Ergebnis zeichnen wir ein Bild über Optimierungspotenziale und Teilprozesse, welche für eine Auslagerung an einen externen Anbieter in Frage kommen. Darüber hinaus untermauern wir das Sourcing-Vorhaben mit einer Business Case Kalkulation und bieten eine Longlist mit geeigneten externen Partnern.

Von Anfang an die Weichen legen

Sourcing Readiness ist die nach innen gerichtete Analyse und Bewertung der Unternehmenssituation, um einzuschätzen, wie gut ein Unternehmen auf das Sourcing-Vorhaben vorbereitet ist. In diesem Zuge werden potenzielle Risiken für das Vorhaben aufgedeckt, so dass diese bereits im Vorwege von Vertragsverhandlungen mit externen Dienstleistern bzw. der Transformation minimiert werden können. Denn durch eine dezentrale Prozessdokumentation sowie eine lückenhafte Datenbasis kann eine reibungslose Übergabe der Services an einen externen Dienstleister gefährdet werden. Durch das frühzeitige Erkennen und Entgegenwirken wird verhindert, dass der externe Anbieter dieses Risiko während der Due Diligence-Prüfung aufdeckt und entsprechend einpreist. Ein weiteres Risikopotenzial liegt darin, dass Anforderungen an die zukünftige Organisation nicht rechtzeitig definiert werden und die neuen Schnittstellen nicht ausreichend beschrieben sind. Wir helfen Ihnen dabei die benötigten Rollen, Verantwortlichkeiten, Schnittstellen und Kompetenzen frühzeitig zu entwickeln, damit Ihre Organisation rechtzeitig startklar ist.

Fundamente, auf die Sie sich verlassen können

Für alle Elemente, die laut Zielbild aus dem Unternehmen ausgelagert werden sollen, wird ein strukturiertes und faires Ausschreibungsverfahren aufgesetzt.

Neben der ersten Bekanntmachung des Sourcing-Vorhabens (Request for Information) an eine Longlist möglicher Interessenten, unterstützen wir Sie bei der Erstellung eines Vertragswerkes im Hinblick auf fachliche und kommerzielle Aspekte, auf dessen Grundlage die Interessenten zur Abgabe eines ersten Angebotes aufgefordert werden (Request for Proposal). Diese Angebotsabgabe legt die Basis für Vertrags- und Preisverhandlungen. Für eine solide Entscheidungsgrundlage und einen fairen Anbietervergleich ist es wichtig einen strukturierten Prozess und ein transparentes Bewertungssystem zu entwickeln. Neben der technischen Umsetzung, den kommerziellen Bedingungen und der Lieferfähigkeit spielen auch weniger offensichtliche Faktoren eine wichtige Rolle. Dazu zählen unter anderem die Flexibilität und Skalierbarkeit des Vertrages sowie die strategische Ausrichtung hinsichtlich Single- oder Multi-Supplier Strategie. Wir liefern eine verlässliche Entscheidungsgrundlage für die Vergabe und Vertragsunterzeichnung mittels einer transparenten Auswertung aller Faktoren.

Ein sanfter Übergang sichert den Regelbetrieb

Die Begriffe Transition und Transformation beschreiben in Sourcing-Projekten die zwei Phasen der Übergabe von Services mit oder ohne Assets und Personal (T&T Phasen) an den ausgewählten, externen Dienstleister.

Neben der technischen Komplexität einer Migration stellen auch T&T Phasen ein zeitliches und finanzielles Risiko dar. Denn die sofortige Transformation nach Vertragsabschluss – also die Umwandlung des Betriebes in den verhandelten Ziel-Zustand – birgt stets die Gefahr, die vertragliche Ziel-Infrastruktur aufzuweichen oder im schlechtesten Fall nicht oder nur in Teilen zu erreichen. Daher stellen wir die Transition zeitlich voran und machen den zukünftigen Dienstleister hierbei bestmöglich mit der vorhandenen Infrastruktur vertraut, bevor die Betriebsverantwortung an den externen Dienstleister übergeht.

Im Ergebnis ermöglichen wir unseren Kunden, die vertraglich definierten Services in einem kontrollierten und abgestimmten Prozess zu validieren, zu testen und schließlich an den zukünftigen Dienstleister zu übergeben. So bleiben die Auswirkungen auf den normalen Geschäftsbetrieb so gering wie möglich.

Den Wandel aktiv und partnerschaftlich gestalten

Ob Insourcing oder Outsourcing – für die Organisation unserer Kunden bedeutet es in jedem Fall Veränderung. Eingetretene Pfade müssen verlassen – neue Schnittstellen etabliert und gelebt werden. Einerseits muss eine Service Management-Organisation aufgebaut werden, die auf das zukünftige Betriebsmodell ausgerichtet ist und die Abnahme der Leistungen des neuen Dienstleister-Partners aus einer Hand steuert. Andererseits sind die eigenen Mitarbeiter- für die sich Arbeitsabläufe oder Verantwortlichkeiten ändern, z.B.  arbeiten einige nach der Transformation auf neuen Systemen und für andere sind die Veränderungen ggf. noch tiefgreifender – vorzubereiten und zu begleiten. In beiden Fällen wird Bestehendes geändert oder gar Neues erschaffen. Wir bereiten unsere Kunden mit den richtigen Maßnahmen auf die Veränderungen vor und statten das Management mit den wichtigsten Tools aus, um notwendige Entscheidungen entlang der Veränderung zu treffen.